Giới thiệu

I. Giới thiệu

Phòng Hành chính – Tổ chức – Quản trị là đơn vị chuyên trách, đảm bảo sự vận hành hiệu quả và bền vững của tổ chức thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ hành chính, tổ chức nhân sự, thi đua khen thưởng – kỷ luật và quản lý cơ sở vật chất. Với vai trò là trung tâm điều phối, thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.

II. Chức năng và nhiệm vụ chính

1. Công tác hành chính

Kiểm tra và quản lý văn bản: Kiểm tra thể thức trình bày và nội dung của các văn bản trước khi cấp số và đóng dấu. Theo dõi, phát hiện kịp thời, và thực hiện các biện pháp chấn chỉnh những sai sót trong thủ tục hành chính của Trường. Quản lý và sử dụng con dấu của Trường đúng quy định của Nhà nước.

Cấp giấy tờ công tác: Cấp giấy giới thiệu, giấy công lệnh cho giảng viên, cán bộ, nhân viên được cử đi công tác; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến làm việc tại Trường.

Lập và giám sát lịch công tác: Lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các đơn vị, đồng thời theo dõi và đôn đốc việc thực hiện lịch.

Phối hợp công tác: Phối hợp với các đơn vị trong Trường để giám sát, đôn đốc thực hiện quy chế làm việc và triển khai các chủ trương, kế hoạch của Hiệu trưởng.

Tổ chức sự kiện và hội họp: Đảm nhận công tác lễ tân, khánh tiết; tổ chức các cuộc họp Ban Giám hiệu, các hội nghị theo phân công. Quản lý, trang trí phòng họp; tiếp đón và hướng dẫn khách đến làm việc.

Thư ký hội nghị: Thực hiện vai trò thư ký tại các hội nghị giao ban; soạn thảo và phát hành thông báo kết luận của Hiệu trưởng, gửi đến các đơn vị liên quan. Giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các kết luận đã đề ra.

Quản lý phương tiện: Điều hành và quản lý phương tiện giao thông của Trường, đảm bảo phục vụ tốt các chuyến công tác theo quy định.

Thông tin và tham mưu: Cập nhật thông tin từ các đơn vị trong Trường để xử lý, tổng hợp và tham mưu, hỗ trợ Hiệu trưởng trong việc điều hành công tác chung.

T iếp nhận và xử lý đơn thư: Tập hợp, phân loại các tài liệu, thư từ, trong Trường; chuyển đến cấp có thẩm quyền để xử lý.

2. Tổ chức – Nhân sự

• Công tác tổ chức cán bộ

Xây dựng tổ chức: Đề xuất phương án tổ chức, phân công nhiệm vụ cho các đơn vị, đảm bảo phối hợp hiệu quả trong Trường.

Tuyển dụng và đào tạo: Lên kế hoạch tuyển dụng, bồi dưỡng cán bộ, giảng viên; tổ chức quy trình tuyển dụng, ký hợp đồng và các thủ tục liên quan.

Quản lý nhân sự: Tham mưu Hiệu trưởng bổ nhiệm, điều động, ký hợp đồng chính thức; quản lý hồ sơ cán bộ, xét nâng lương và thực hiện các chính sách lao động.

Chế độ lao động: Hướng dẫn và xử lý các thủ tục nghỉ việc, thai sản, trợ cấp, bảo hiểm xã hội, đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Khen thưởng và kỷ luật: Thực hiện các thủ tục về khen thưởng, kỷ luật; thành lập hoặc giải thể các đơn vị theo quy định.

• Công tác Thi đua, Khen thưởng, Kỷ luật

Lập kế hoạch: Xây dựng chương trình thi đua, khen thưởng hàng năm; phổ biến, hướng dẫn các đơn vị thực hiện.

Tổng hợp và xét duyệt: Theo dõi kết quả thi đua, trình Hội đồng xét duyệt và gửi hồ sơ khen thưởng lên cấp trên.

3. Quản trị

• Chức năng:

Tham mưu Hiệu trưởng về quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng cơ sở vật chất, trang thiết bị, và đảm bảo an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy.

Tổ chức thực hiện công tác theo kế hoạch và chỉ đạo của Ban Giám hiệu, Chủ tịch Hội đồng quản trị.

• Nhiệm vụ:

Quản lý cơ sở vật chất, lưu trữ hồ sơ trang thiết bị theo quy định, đáp ứng nhu cầu phát triển của Trường.

Xây dựng và triển khai kế hoạch sửa chữa, nâng cấp, duy tu cơ sở vật chất; thực hiện dự án xây dựng, mua sắm, nghiệm thu và bàn giao công trình.

Trang bị tài sản, cấp phát văn phòng phẩm, quản lý phòng học, giảng đường, và thiết bị phục vụ giảng dạy.

Sửa chữa, bảo trì thiết bị văn phòng, hệ thống điện, nước, và điện lạnh. Kiểm tra, đôn đốc tiết kiệm điện, nước.

Tổ chức kiểm kê, thanh lý tài sản; đảm bảo vệ sinh khuôn viên, phòng học, phòng họp, và các khu vực làm việc.

Đảm bảo an ninh trật tự và phòng cháy chữa cháy; tổ chức tập huấn và xây dựng kế hoạch phòng cháy hàng năm.

III. Tầm nhìn

Phòng Hành chính – Tổ chức – Quản trị không ngừng nâng cao chất lượng nội bộ, đổi mới sáng tạo để đồng hành và hỗ trợ tối ưu cho các hoạt động của tổ chức, góp phần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và thân thiện.