Thông báo Về việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến học sinh, sinh viên năm học 2023-2024

TRƯỜNG CAO ĐẲNG ĐẠI VIỆT ĐÀ NẴNG PHÒNG CÔNG TÁC SINH VIÊN	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:60/TB-ĐVĐN-CTSV	Đà Nẵng, ngày 12 tháng 10 năm 2023

THÔNG BÁO

Về việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến học sinh, sinh viên năm học 2023-2024

Căn cứ Quyết định số 37/QĐ-ĐVĐN ngày 25 tháng 7 năm 2018 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Đại Việt Đà Nẵng về việc ban hành Quy chế công tác học sinh sinh viên hệ chính quy;

Nhằm tạo thuận lợi cho học sinh, sinh viên trong xử lý các thủ tục hành chính, Phòng Công tác sinh viên thông báo đến toàn thể học sinh, sinh viên đang theo học tại trường quy trình tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến HSSV từ năm học 2023-2024 như sau:

1. Địa điểm tiếp nhận

- Các phòng – Khoa chuyên môn liên quan:

+ Phòng Công tác sinh viên

+ Phòng Đào tạo

+ Phòng Kế hoạch tài chính

+ Khoa chuyên môn

- Tầng 1 - 65 Nguyễn Lộ Trạch, P. Hòa Cường Nam, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng.

2. Thời gian tiếp nhận và giải quyết.

- Thời gian làm việc theo giờ hành chính quy định của Nhà trường. Thứ 2 - Thứ 7.

+ Buổi sáng: 08:00 – 11:30

+ Buổi chiều: 13:30 – 16:30

3. Quy trình tiếp nhận và giải quyết các thủ tục liên quan đến HSSV.

3.1. Quy trình cấp các loại giấy xác nhận sinh viên: Vay vốn; tạm hoãn nghĩa vụ quân sự; xác nhận SV đang học tại trường.

- Bước 1: Sinh viên đến phòng CTSV (Cô Mộng) nhận và điền thông tin vào Phiếu yêu cầu.

- Bước 2: Phòng CTSV gửi phiếu yêu cầu đến Phòng kế hoạch – Tài chính để xác nhận đã hoàn thành các khoản học phí, lệ phí…

- Bước 3: Phòng CTSV xử lý yêu cầu và trả kết quả.

Thời hạn xử lý: 01 buổi

3.2. Quy trình xin chuyển ngành; chuyển lớp; bảo lưu.

- Bước 1: Sinh viên hoàn thành mẫu đơn: Đơn xin chuyển ngành; Đơn xin chuyển lớp; Đơn xin bảo lưu học tập; Bảo lưu học phí tại Giáo viên chủ nhiệm.

- Bước 2: Sinh viên nộp đơn Khoa xác nhận (kèm các loại giấy tờ liên quan)

- Bước 3: Khoa chuyên môn chuyển đơn Phòng đào tạo

- Bước 4: Phòng Đào tạo xử lý đơn, trình ký Ban Giám hiệu và làm Quyết định

Thời hạn xử lý: 3 – 5 ngày làm việc.

3.3. Quy trình đăng ký học lại, học cải thiện, học bổ sung

- Bước 1: Sinh viên nhận mẫu đơn, hoàn thành và nộp đơn tại Khoa quản lý chuyên môn

- Bước 2: Khoa chuyên môn kiểm tra và chuyển đơn Phòng đào tạo

- Bước 3: Phòng Đào tạo xử lý đơn và ghép lớp cho sinh viên

Thời hạn xử lý: Theo kế hoạch nhà trường.

3.4. Quy trình xin phép nghỉ học

- Bước 1: Sinh viên hoàn thành mẫu đơn xin phép tại Giáo viên chủ nhiệm.

- Bước 2: Sinh viên nộp đơn Khoa/Phòng đào tạo xác nhận (kèm các loại giấy tờ liên quan)

- Bước 3: Sinh viên nộp cho GV bộ môn.

Thời hạn xử lý: giải quyết nhanh (tùy trường hợp).

3.5. Quy trình làm lại thẻ sinh viên

- Bước 1: Sinh viên liên hệ Phòng Kế hoạch – Tài chính để nộp lệ phí cấp lại thẻ sinh viên.

- Bước 2: Sinh viên nộp phiếu xác nhận tại Cô Hương – Phòng Khảo thí.

- Bước 3: Sinh viên chờ kết quả

Thời hạn xử lý: 1 tuần.

3.6. Quy trình cấp bù học phí hệ 9 +

- Bước 1: Sinh viên đến trực tiếp gặp Cô Mộng – P.CTSV để hướng dẫn hoàn thành hồ sơ.

- Bước 2: Sinh viên hoàn thành các hồ sơ theo yêu cầu.

- Bước 3: Sinh viên chờ kết quả

Thời gian xử lý: theo thời gian tiếp nhận hồ sơ tại các Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội.

4. Quy trình giải quyết các vấn đề, ý kiến của sinh viên

Bước 1: Sinh viên/tập thể lớp liên hệ GVCN để trình bày ý kiến, vướng mắc của sinh viên/tập thể lớp.

Bước 2: GVCN tiến hành SHL hoặc trả lời, giải đáp cho sinh viên/tập thể lớp.

(Nếu những giải đáp của GVCN chưa thỏa mãn cho SV, SV đến bước 3)

Bước 3: Sinh viên liên hệ Phòng CTSV gặp cô Mộng nếu vấn đề liên quan đến phòng CTSV hoặc Khoa chuyên môn nếu liên quan đến ngành học để giải đáp.

(Nếu những giải đáp ở bước 3 chưa thỏa mãn cho SV, SV đến bước 4)

Bước 4: Sinh viên liên hệ Lãnh đạo Phòng CTSV hoặc Lãnh đạo phòng Đào tạo để được giải quyết.

(Nếu những giải đáp ở bước 4 chưa thỏa mãn cho SV, SV đến bước 5)

Bước 5: Phòng CTSV sắp xếp lịch gặp, đối thoại giữa SV và BGH.

Nếu sinh viên nào không thực hiện đúng quy trình thì bộ phận tiếp nhận không giải quyết.

Trên đây là quy trình tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến HSSV năm học 2023-2024. Các Phòng/Khoa/Trung tâm có liên quan và HSSV căn cứ thông báo để thực hiện. Đề nghị GVCN phổ biến cho sinh viên được nắm và thực hiện đúng quy trình/.

 

 

Nơi nhận: - BGH Nhà trường (b/c); - Các phòng, Khoa (t/h); - GVCN, SV (t/h); - Lưu: CTSV;

P.TRƯỞNG PHÒNG CÔNG TÁC SINH VIÊN (Đã ký) ThS. Nguyễn Toàn